Assistenz neu gedacht: Wie Helga im „Assistenzpool+“ den digitalen Wandel mitgestaltet.

Wie lange bist du schon bei ZÜBLIN und wie sah dein bisheriger Karriereweg aus?

Meine berufliche Laufbahn begann 2010 mit einer Ausbildung zur Einzelhandelskauffrau in einem Küchenstudio. Schon damals merkte ich schnell: Die Arbeit im Hintergrund liegt mir mehr als der direkte Kundenkontakt. So führte mich mein Weg über verschiedene Stationen – von einer Dreh- und Fräserei über ein Steuerberatungsbüro – schließlich zu ZÜBLIN, wo ich seit Januar 2024 als Assistentin im „Assistenzpool+“ tätig bin.

Was sind deine Aufgaben im Assistenzpool+? Und wofür steht das Plus?

Als Assistenz im „Assistenzpool+“ unterstütze ich verschiedene Direktionen als „Springerin“. Das bedeutet: Ich springe ein, wenn die jeweilige Assistenz im Urlaub ist oder bei einem erhöhten Arbeitspensum Unterstützung benötigt. 

Das „Plus“ steht für mehr als klassische Assistenzaufgaben. Wir sind nicht nur Vertretung, sondern auch Ansprechpartner:innen für allgemeine Fragen – etwa zur Nutzung von Microsoft Office. Außerdem helfen wir dabei, die richtigen Kontakte im Konzern zu finden, wenn es um spezielle Anliegen geht.

Wie läuft die Zusammenarbeit innerhalb des Pools konkret ab?

Jede Kollegin im Pool hat neben den Einsätzen in den Direktionen auch feste Aufgaben über das Jahr hinweg. Dazu gehören zum Beispiel die Organisation von Workshops, die Pflege unseres Teams-Kanals sowie das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen.

Wie sieht ein typischer Arbeitstag bei dir aus?

Durch die wechselnden Einsätze im Assistenzpool+ bin ich ständig in neuen Direktionen unterwegs, arbeite mit unterschiedlichen Teams und übernehme immer wieder neue Aufgaben. Jeder Tag bringt neue Herausforderungen. Einen „typischen“ Arbeitstag gibt es bei mir eigentlich nicht – und genau das macht meinen Job so spannend.

Gibt es bei ZÜBLIN ein Netzwerk speziell für Assistenzen? Welche Rolle spielt dieses Netzwerk für deinen Arbeitsalltag?

Wir haben einen eigenen Teams-Kanal für Assistenzen. Dort tauschen wir uns regelmäßig aus – über neue Tools, interne Referent:innen oder Änderungen im Konzern. Besonders wertvoll ist unser zweitägiger „Assistenz-Next-Workshop“, der zweimal im Jahr stattfindet. Er bietet Raum für Weiterbildung, Persönlichkeitsentwicklung und konzernweites Netzwerken.

Wie verändert sich dein Job bedingt durch neue Technologien, wie z. B. Künstliche Intelligenz?

Technologien verändern unseren Arbeitsalltag im Assistenzbereich ständig. Deshalb ist es wichtig, immer auf dem neuesten Stand zu bleiben – sei es bei Microsoft-Updates oder neuen Tools im Intranet. Durch unser monatliches digitales Onboarding sind wir gut informiert und können Kolleg:innen gezielt unterstützen.

Wie trägst du mit deinem Job zu #workonprogress bei?

Ich lerne täglich dazu – durch neue Teams, neue Aufgaben und neue Herausforderungen. Dabei versuche ich, (neue) Kolleg:innen mit meinem Wissen und meinem internen Netzwerk zu unterstützen. So leiste ich meinen Beitrag zum Fortschritt.